Finans onay akışı

Öncesi

Hizmet holdingi satınalma talebini e-postayla dolaştırırdı. Uzman yazıyı birim müdürüne gönderir, o maliyeye, maliye yardımcısına, tutar yüksekse genel müdüre. Evrak gelen kutularında kalırdı. Bir kez sunucu talebi bir yardımcı müdürün önünde üç hafta durdu ve kimse anlamadı, tedarikçi fiyat süresini kapatana kadar. Cevap gönderdim sanıyorum oldu.

Bütçe de ayrı tablodaydı. Onaylayan rakamı yazıda görür, bu birimin ay tavanından ne kadar yediğini bilmezdi. Ödeme onaydan sonra mali yazılıma yeniden yazılırdı. İki kez girmek, yanlış için iki yer demekti.

Kurulan sistem

Talep ekleri ve masraf merkeziyle kaydolur ve her adımın kuyruğundan geçer, e-postadan değil. Uzman, birim müdürü, maliye, yardımcı ve tavanı aşarsa genel müdür. Her onayın zamanı ve notu vardır. Biri izindeyse vekil aynı kuyruğu görür, iş kişisel masada kilitli kalmaz.

Birim bütçesi talebin yanındadır. Tavan aşılırsa maliye adımı, bütçe müdürü istisnayı yazmadan geçemez. Ödeme fişi onaylanmış talepten kurulur, rakam e-postadan alınmaz. Üç gün kıpırdamayan işe hatırlatma o adıma gider.

Bir iş günü

Teknoloji uzmanı sunucu talebini ön faturala kaydeder. Birim müdürü aynı gün kalan bütçeyi görür ve onaylar. Maliye ön fatura kontrolünü yazar. Tutar yardımcı müdür tavanını aştığı için iş genel müdürün kuyruğuna gider. O iki gün sonra onaylar ve satınalma fişi aynı talepten çıkar.

Sonraki ay bu alım neden yapıldı diyen, zinciri baştan okur: kim gönderdi, kim bütçeyi gördü, kim istisnayı yazdı. Kutular arasında kaybolan talep, nerede beklediği görülen bir kuyruğa döndü.

Sonuç

Sunucu alımı üç hafta sessizce beklemedi. Fiyat süresi kayıp e-posta yüzünden kaçmadı. Elle takip azaldı, çünkü her adımın sahibi ve zamanı vardır.

Holdingin yine çok adımlı onayı vardır ve olmalıdır. Fark, adımların kâğıt ve hafıza olmamasıdır. Ödeme, onaylanmış evraktan çıkar, birinin yeniden yazdığı rakamdan değil.