Sözleşme yazışma arşivi

Öncesi

Taahhüt şirketi sözleşme mektuplarını müdürlerin postası ile evrak klasörleri arasında dağıtmıştı. Her sözleşmenin bir numarası vardı, ama mektup kayıttan sonra klasöre gider, bulmak arşivcinin hafızasına kalırdı. İşverenle bir taahhüt tartışmasında süreyi uzatan mektubu bulmak dört gün sürdü. Bu dört günde toplantı eksik evrakla yapıldı.

Havale de sözlüydü. Evrak mektubu proje müdürünün masasına bırakır, o görevdeyse mektup orada kalırdı. Yanıt bazen kişisel postadan gider, dosyaya dönmezdi. Sonraki ay cevap verilip verilmediği bilinmezdi.

Kurulan sistem

Her sözleşmenin bir yazışma dosyası vardır. Mektup numara, gönderen, tarih, ek ve havaleyle aynı dosyada kalır. Arama mektubun metnine iner, yalnız klasörün üzerindeki başlığa değil. Yanıt aynı zincire bağlanır, mektup ile cevabı birbirinden kopmaz.

Evrak mektubu kaydeder ve sözleşme sorumlusuna havale eder. Üç gün cevapsız kalırsa hatırlatma o kişiye gider. Müdür zinciri baştan okuyabilir, arşivciden klasör getirmesini istemeden. Bir hakedişe bağlı mektup aynı sözleşme kalemine de bağlanır.

Bir iş günü

İşverenin yapı süresi uzatımı mektubu gelir. Evrak onu Vanek kulesi dosyasına bağlar, eki koyar, proje müdürüne havale eder. O yanıtı aynı zincire yazar. Sonraki ay toplantıda kimse mektubu dört gün aramaz. Zinciri açar: mektup, ek, yanıt, her birinin tarihi.

Proje müdürü görevdeyse vekil havaleyi kendi kuyruğunda görür, mektup boş masada kalmaz. Süre uzatımı araması, metinde geçiyorsa diğer sözleşmelerin benzer mektuplarını da getirir.

Sonuç

İşverenle anlaşmazlık artık klasör aramakla başlamaz. Mektup geçmişi sözleşmenin yanındadır, yanıt kişisel posta ile evrak arasında kaybolmadı.

Arşiv hâlâ evrak biriminin işidir. Fark, işlerinin kâğıdı masalara dağıtmak değil, tek dosyaya kaydetmek olmasıdır. Her mektubun numarası, sahibi ve devamı vardır.